Der Geschäftsbrief nach DIN 5008
Klick die Bereiche auf und lies die Regeln. Teil 1 zeigt den Aufbau von oben nach unten, Teil 2 und 3 die Schreib- und Gliederungsregeln, Teil 4 sind Übungsaufgaben zum Formulieren. Alles auf dem Stand der DIN 5008 von 2020.
Miriam Haberer · Dozentin, Trainerin und Speakerin · IHK-Prüferin · seit 2004 im Unterricht
Nimm immer 45 mm vom oberen Blattrand für den Briefkopf, also Form B. Dann hast du oben entspannt Platz und kannst den ganzen Briefkopf freestyle gestalten, Logo, Name, was du willst. Direkt danach kommt die Rücksendeangabe. Kein Gerechne, kein Gequetsche. Eine Form, alles passt.
1Briefkopf
Ganz oben steht der Briefkopf mit Firmenname und Logo. Wie viel Platz er bekommt, hängt von der Briefform ab. Es gibt zwei genormte Formen:
- Form A: Briefkopf 27 mm hoch. Das Anschriftfeld beginnt also bei 27 mm.
- Form B: Briefkopf 45 mm hoch. Mehr Platz für ein großes Logo. Das Anschriftfeld beginnt bei 45 mm.
Beide Formen sind normgerecht. In der Praxis lohnt sich Form B, weil du oben mehr Platz für den Briefkopf hast (siehe Lifehack oben).
2Rücksendeangabe (kleiner Absender)
Über der Empfängeradresse steht der eigene Absender in einer kleinen Zeile, klein gedruckt (etwa 8 pt). So bleibt er im Fenster eines Fensterumschlags sichtbar, wenn der Brief richtig gefaltet wird. Seit 2020 stehen oberhalb dieser Zone zwei zusätzliche Zeilen für Versandvermerke zur Verfügung.
3Anschriftfeld (Empfänger)
Hier steht, an wen der Brief geht. Es beginnt direkt unter dem Briefkopf, bei 27 mm (Form A) oder 45 mm (Form B) von der oberen Blattkante.
Das Feld hat zwei Teile: oben eine Zone für Zusätze und Vermerke (zum Beispiel "Einschreiben" oder "Nicht nachsenden") mit der Rücksendeangabe, darunter die eigentliche Empfängeradresse.
Wichtig nach 2020: Keine Leerzeile mehr zwischen Straße und Ort. Bei Auslandsbriefen steht das Bestimmungsland in Großbuchstaben und auf Deutsch unter dem Ort.
4Informationsblock (früher Bezugszeichenzeile)
Rechts neben dem Anschriftfeld stehen die Kontaktangaben. Hier hat sich der Name geändert, deshalb ein eigener Punkt dazu (siehe auch den Klärungs-Kasten weiter unten).
Der korrekte Begriff heißt heute Informationsblock. Er beginnt bei 125 mm von der linken Blattkante und enthält untereinander zum Beispiel: Ansprechperson (Name), Telefon, E-Mail und das Datum.
Die Leitwörter darf man anpassen, ergänzen oder weglassen. Die Reihenfolge bleibt gleich. Die Angaben stehen mit etwas Abstand hinter den Leitwörtern, einheitlich am längsten Leitwort ausgerichtet.
5Betreffzeile
Zwei Leerzeilen unter dem Anschriftfeld (bzw. unter dem Informationsblock) steht der Betreff. Das Wort "Betreff" schreibt man nicht. Am Ende steht kein Punkt.
Der Betreff darf fett oder farbig hervorgehoben werden. Unterstreichen ist nicht erwünscht. Danach folgt eine Leerzeile, dann die Anrede.
6Anrede
Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie, eine Leerzeile nach dem Betreff. Zum Beispiel "Sehr geehrte Frau Müller,". Nach dem Komma geht es klein weiter, sofern kein Substantiv folgt.
7Brieftext
Der eigentliche Inhalt. Einzeiliger Zeilenabstand, zwischen den Absätzen jeweils eine Leerzeile. Alles beginnt an der Fluchtlinie. Nichts wird in der ersten Zeile eingerückt.
8Grußformel und Unterschrift
Eine Leerzeile nach dem Text steht der Gruß an der Fluchtlinie, zum Beispiel "Mit freundlichen Grüßen". Eine Leerzeile darunter der Firmenname, dann Platz für die Unterschrift, darunter der getippte Name. Die handschriftliche Unterschrift steht also über dem gedruckten Namen.
9Anlagenvermerk
Sind Unterlagen beigefügt, steht unten der Vermerk "Anlage" oder "Anlagen", durch eine Leerzeile vom getippten Namen abgesetzt. Darunter die Aufzählung. Bei Platzmangel darf der Vermerk auch rechts neben dem Gruß bei 125 mm stehen.
+Am linken Rand: Falz- und Lochmarken
Kleine Hilfslinien am linken Blattrand, gemessen von der oberen Blattkante. Seit 2020 heißen sie offiziell Falzmarken und sind eine Kann-Empfehlung. Die Lochmarke sitzt immer mittig, unabhängig von der Form:
- Lochmarke: 148,5 mm (Blattmitte), fürs Abheften.
- Obere Falzmarke: 87 mm (Form A) bzw. 105 mm (Form B).
- Untere Falzmarke: 192 mm (Form A) bzw. 210 mm (Form B).
Sie gehören in den linken Heftrand (die ersten 20 mm).
Kurz: Informationsblock ist heute der korrekte Begriff. "Informationszeile" gibt es in der Norm nicht. Die alte Bezugszeichenzeile wurde mit der Ausgabe 2020 gestrichen und durch den Informationsblock ersetzt. Wer heute eine Bezugszeichenzeile baut, arbeitet nach veraltetem Stand. In Behörden trifft man sie aber noch an.
·Datum
Seit 2020 sind wieder mehrere Schreibweisen erlaubt:
- numerisch international: 2026-06-18 (Jahr-Monat-Tag, Mittestrich verbindlich)
- numerisch deutsch: 18.06.2026 (wieder zugelassen, wenn keine Missverständnisse drohen)
- alphanumerisch: 18. Juni 2026 (am besten lesbar)
Die Ortsangabe vor dem Datum ist unüblich geworden, aber nicht verboten. Das Datum gehört in den Informationsblock.
·Telefonnummern
Zwischen Vorwahl und Rufnummer steht ein Leerzeichen. Nicht mehr in Zweiergruppen, keine Klammern, keine Schrägstriche.
- Richtig: 030 12345678
- Durchwahl mit Kurzstrich anhängen: 030 123456-78
- Auslandsnummer mit Pluszeichen: +49 30 12345678
·IBAN und BIC
Die IBAN wird zur besseren Lesbarkeit in Vierergruppen geschrieben, von links beginnend:
- DE12 3456 7890 1234 5678 90
Die letzte Gruppe darf kürzer sein. Der BIC wird ohne Leerzeichen am Stück geschrieben, zum Beispiel DEUTDEDBBER.
·Zahlen gliedern
Lange Zahlen werden von rechts in Dreiergruppen mit Leerzeichen getrennt:
- 12 250 Stück, 1 000 000 Einwohner
Vierstellige Zahlen darf man auch ohne Trennung schreiben (zum Beispiel 1250). Bei Geldbeträgen gilt eine eigene Regel (siehe nächster Punkt).
·Geldbeträge
Tausender mit Punkt, Cent mit Komma, Währung dahinter mit Leerzeichen:
- 6.712,50 €
- 1.250,00 €
Bei glatten Beträgen darf die Nachkommastelle entfallen: 3 € statt 3,00 €. Im Unternehmen sollte man sich für eine Variante entscheiden.
·Abkürzungen
Bei Abkürzungen aus mehreren Wörtern steht zwischen den Teilen ein Leerzeichen, am besten ein geschütztes, damit sie nicht umbrechen:
- z. B., d. h., u. a., i. d. R.
Abkürzungen, die wie ein Wort gesprochen werden, schreibt man ohne Punkt und ohne Leerzeichen: AGB, GmbH, DIN, UNICEF.
·Schrift und Zeilenabstand
Empfohlen wird eine gut lesbare Schrift in mindestens 10 pt, bei kleinen Angaben (Rücksendeangabe) mindestens 8 pt. Der Zeilenabstand im Text ist einzeilig. Zwischen Absätzen steht eine Leerzeile. Bei längeren Dokumenten wie Protokollen darf der Abstand größer sein (1,5-zeilig).
·Absätze
Ein Absatz fasst einen Gedanken zusammen. Zwischen zwei Absätzen steht eine Leerzeile. Absätze werden nicht eingerückt. Jeder beginnt an der Fluchtlinie. Einzüge in der ersten Zeile sind für Geschäftsbriefe nicht geeignet.
·Aufzählungen
Vor und nach einer Aufzählung steht jeweils eine Leerzeile. Aufzählungen beginnen bei 50 mm von der linken Blattkante (also 25 mm rechts von der Fluchtlinie). Als Zeichen sind Spiegelstrich, Punkt oder Zahl erlaubt.
Zwei Schreibweisen sind verbreitet:
- Stichpunkte: jeder Punkt ohne Satzzeichen, kein Punkt am Ende. Gut für einzelne Begriffe.
- Satz-Form: bildet die Aufzählung einen fortlaufenden Satz, gelten die normalen Satzzeichen, Punkt nach dem letzten Glied.
Mehrzeilige Aufzählungsglieder trennt man zusätzlich durch eine Leerzeile. Untergeordnete Punkte werden eingerückt.
·Einrückungen
Eine Einrückung hebt eine wichtige Textpassage hervor. Sie beginnt bei 50 mm von der linken Blattkante (das sind 25 mm rechts von der Fluchtlinie) und endet mindestens 10 mm vor dem rechten Rand. Davor und danach steht je eine Leerzeile.
·Hervorhebungen
Erlaubt sind unter anderem Fettschrift, Kursiv, Großbuchstaben, eine andere Schriftgröße oder -art, Farbe, Einrücken und Zentrieren.
- Unterstreichen vermeiden (außer bei Links und E-Mail-Adressen), weil die Unterlängen von g, p, q angeschnitten werden.
- Satzzeichen innerhalb einer Hervorhebung werden mit hervorgehoben, am Ende nur, wenn sie inhaltlich dazugehören.
·Geschütztes Leerzeichen
Zusammengehörige Teile sollen nicht durch einen Zeilenumbruch getrennt werden. Dafür nutzt man ein geschütztes Leerzeichen:
- DIN 5008, 10 km, Prof. Dr. Müller, z. B.
·Anführungszeichen, Klammern, Schrägstrich
- Anführungszeichen stehen direkt am Wort, ohne Leerzeichen: "Beispiel".
- Klammern stehen ohne Leerzeichen am eingeschlossenen Text: (so).
- Schrägstrich ohne Leerzeichen: 2025/2026. Nur wenn er ganze Wortgruppen verbindet, darf ein Leerzeichen stehen.
- Et-Zeichen & nur in Firmennamen, mit Leerzeichen: Müller & Sohn.
·Kurzstrich und Langstrich
Seit 2020 heißen sie Kurzstrich und Langstrich:
- Kurzstrich (Bindestrich) ohne Leerzeichen: E-Mail, DIN-gerecht.
- Langstrich für "bis", "gegen" und Strecken, mit Leerzeichen davor und danach: Berlin – Hamburg, 10 – 20 Stück. Aber: 3- bis 4-mal.
·Rechenzeichen
Mit je einem Leerzeichen vor und nach dem Zeichen:
- Plus und Minus: 7 + 3 = 10 (als Vorzeichen ohne Leerzeichen: −5 °C)
- Mal: kleines x oder Punkt: 4 × 5 oder 4 · 5
- Geteilt: nur der Doppelpunkt: 20 : 4
·Tabellen
Eine Tabelle besteht aus Überschrift, Tabellenkopf (Spaltenbezeichnungen), Vorspalte und Feldern. Linien gliedern sie übersichtlich. Zahlen werden rechtsbündig an der Einerstelle ausgerichtet, Texte linksbündig.
·E-Mail (seit 2020 in der Norm)
Auch die E-Mail folgt seit 2020 einer klaren Struktur:
- Betreffzeile kurz und aussagekräftig.
- Anrede wie im Brief, danach Leerzeile.
- Fließtext mit Absätzen und Leerzeilen, keine Einrückung.
- Grußformel und Signatur (Name, Firma, Kontaktdaten) am Ende.
- Keine bunten Schriften oder Hintergründe. Sachlich und gut lesbar.
Briefkopf, Rücksendeangabe, Anschriftfeld (Informationsblock rechts daneben), Betreff, Anrede, Brieftext, Gruß und Unterschrift, Anlagen.
Formuliere kaufmännische Schreiben passend zur Situation. Halte dich an die Grundregeln der DIN 5008. Der Schwerpunkt liegt auf zeitgemäßer Sprache, passender Tonalität, Klarheit und professioneller Kommunikation.
- Vollständiger Geschäftsbrief nach DIN 5008.
- Absender, Empfängeranschrift, Datum, Betreff, Anrede, Brieftext, Grußformel, Unterschrift.
- Klar, höflich, sachlich, zielgerichtet.
- Betreff ohne das Wort "Betreff".
- Zwischen Betreff und Anrede eine Leerzeile.
- Nach der Anrede beginnt der Text klein, sofern kein Substantiv folgt.
1Altmodischen Brief modern formulieren
Aufgabe: Überarbeite den folgenden umständlichen Geschäftsbrief. Formuliere modern, klar, höflich und geschäftlich angemessen.
Altmodischer Ausgangstext:
Hiermit möchten wir Ihnen höflichst mitteilen, dass wir bezüglich Ihrer Anfrage vom 12.03. sehr erfreut waren und uns selbstverständlich unverzüglich mit der Angelegenheit befasst haben. Wir würden Ihnen hiermit sehr gerne mitteilen, dass wir grundsätzlich durchaus in der Lage wären, Ihnen die von Ihnen gewünschten Artikel eventuell liefern zu können.
Bezüglich der genauen Preise müssten wir Ihnen allerdings mitteilen, dass diese unsererseits zunächst noch einmal intern geprüft werden müssten. Wir wären Ihnen daher sehr verbunden, wenn Sie uns freundlicherweise nochmals mitteilen könnten, welche genaue Stückzahl Sie möglicherweise zu bestellen beabsichtigen würden.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit sehr gerne zur Verfügung und verbleiben mit vorzüglicher Hochachtung.
- Streiche unnötige Füllwörter.
- Ersetze "hiermit", "bezüglich", "würden", "müssten" durch klare Formulierungen.
- Formuliere aktiv statt umständlich.
- Setze einen passenden Betreff.
- Halte die DIN-5008-Struktur ein.
2Einfache Anfrage formulieren
Dein Unternehmen braucht neue Bürostühle für einen Konferenzraum.
Aufgabe: Formuliere eine Anfrage an einen Möbelhändler.
- Bitte um Produktinformationen.
- Frage nach Preisen und Lieferzeit.
- Nutze einen sachlichen Betreff.
- Halte die DIN-5008-Struktur ein.
3Detaillierte Anfrage formulieren
Du möchtest 25 Laptops beschaffen.
Aufgabe: Schreibe eine detaillierte Anfrage an einen IT-Händler.
- Nenne konkrete technische Anforderungen.
- Bitte um Staffelpreise.
- Frage nach Garantie und Service.
- Formuliere höflich und vollständig.
4Rückfragen zu einem Angebot stellen
Du hast ein Angebot erhalten, brauchst aber mehr Informationen vor der Entscheidung.
Aufgabe: Formuliere ein Schreiben mit Rückfragen zum Angebot.
- Bedanke dich für das Angebot.
- Frage höflich nach fehlenden Angaben.
- Bitte um eine überarbeitete Version.
- Beziehe dich im Betreff auf das Angebot.
5Bestellung aufgeben
Nach Prüfung des Angebots möchtest du Ware bestellen.
Aufgabe: Formuliere eine verbindliche Bestellung.
- Beziehe dich auf das Angebot.
- Nenne Menge, Artikel, Artikelnummer und Preis.
- Bitte um eine Auftragsbestätigung.
- Formuliere klar und verbindlich.
6Auftragsbestätigung schreiben
Ein Kunde hat Ware bestellt. Du bestätigst den Auftrag.
Aufgabe: Schreibe eine professionelle Auftragsbestätigung.
- Bestätige den Auftrag freundlich.
- Nenne Liefertermin und Zahlungsbedingungen.
- Greife die Bestelldaten vollständig auf.
- Formuliere verbindlich und serviceorientiert.
7Lieferverzögerung mitteilen
Die bestellte Ware kann nicht zum vereinbarten Termin geliefert werden.
Aufgabe: Informiere den Kunden über die Verzögerung.
- Entschuldige dich angemessen.
- Nenne einen nachvollziehbaren Grund.
- Biete einen neuen Liefertermin an.
- Vermeide ausweichende Formulierungen.
8Zahlungserinnerung formulieren
Ein Kunde hat eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt.
Aufgabe: Formuliere eine höfliche Zahlungserinnerung.
- Bleibe freundlich und sachlich.
- Vermeide Vorwürfe.
- Nenne Rechnungsnummer, Datum und Betrag.
- Bitte um zeitnahe Zahlung.
9Erste Mahnung schreiben
Trotz Zahlungserinnerung ist kein Zahlungseingang erfolgt.
Aufgabe: Schreibe eine erste Mahnung.
- Formuliere bestimmter als bei der Erinnerung.
- Setze eine klare Zahlungsfrist.
- Nenne alle relevanten Rechnungsdaten.
- Bleibe professionell und respektvoll.
10Reklamation wegen mangelhafter Ware
Gelieferte Ware ist beschädigt angekommen.
Aufgabe: Formuliere eine Reklamation an den Lieferanten.
- Beschreibe den Mangel konkret.
- Nenne Lieferschein- oder Rechnungsnummer.
- Fordere Ersatzlieferung oder Nachbesserung.
- Setze eine angemessene Frist.
11Antwort auf eine Reklamation
Ein Kunde reklamiert eine fehlerhafte Lieferung.
Aufgabe: Schreibe eine kundenorientierte Antwort.
- Zeige Verständnis für die Situation.
- Entschuldige dich angemessen.
- Biete eine konkrete Lösung an.
- Achte auf eine deeskalierende Wortwahl.
12Eskalationsschreiben verfassen
Ein Geschäftspartner reagiert nicht auf wiederholte Schreiben. Der Konflikt soll professionell eskaliert werden.
Aufgabe: Verfasse ein Eskalationsschreiben.
- Fasse den bisherigen Verlauf kurz zusammen.
- Formuliere klar, aber nicht verletzend.
- Setze eine letzte Frist.
- Kündige mögliche Konsequenzen sachlich an.
- Achte besonders auf einen professionellen Schlusssatz.
Stand: DIN 5008, Ausgabe März 2020. Die DIN 5008 ist eine Empfehlung für einheitliche, gut lesbare Schriftstücke, keine gesetzliche Pflicht.