Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen
In Lernfeld 3 hast du verkauft, jetzt kaufst du selbst ein. Mit 120 Stunden ist das das größte Lernfeld der ganzen Ausbildung. Du lernst, den Bedarf zu ermitteln, Lieferanten zu finden, Angebote zu vergleichen, die richtige Menge zu bestellen und Verträge sicher zu schließen. Das ist der ganze Werkzeugkasten der Einkaufsabteilung.
Miriam Haberer · Dozentin, Trainerin und Speakerin · IHK-Prüferin · seit 2004 im Unterricht
Tipp: Aufklappen zum Lesen. Auf eine Rechenkarte tippen zeigt das Ergebnis.
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Der Weg der Beschaffung
Vom Bedarf bis zur eingelagerten Ware
In Lernfeld 3 warst du der Verkäufer, der einen Auftrag abwickelt. Hier drehst du die Perspektive: Du sitzt in der Einkaufsabteilung und beschaffst, was der Betrieb braucht. Beide Lernfelder beschreiben denselben Geschäftsvorgang, nur von zwei Seiten des Tisches.
Stufe 2 · der AblaufIm Einkauf wird das Geld verdient, das der Vertrieb nur einnimmt. Jeder Euro, den du beim Einkauf sparst, ist reiner Gewinn, ohne dass du ein einziges Stück mehr verkaufen musst. Deshalb ist die Einkaufsabteilung kein Kostenfaktor, sondern eine Gewinnquelle. Genau das sehen kleine Betriebe oft nicht. Wer im Einkauf sauber arbeitet, hebt einen Schatz, den keiner bemerkt.
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Den Bedarf ermitteln
Was, wie viel, wann? ABC-Analyse und Bestände
Die ABC-Analyse sortiert Güter nach ihrem Wertanteil: A-Güter machen wenig Menge, aber viel Wert aus (genau planen). C-Güter sind viel Menge, wenig Wert (grob reicht). B liegt dazwischen. So steckst du deine Mühe dorthin, wo sie zählt.
Stufe 3 · die BeständeMindestbestand
Die eiserne Reserve. Wird nicht angetastet, sichert gegen Lieferverzug.
Meldebestand
Bei diesem Stand wird neu bestellt, damit die Lieferung kommt, bevor der Mindestbestand erreicht ist.
Höchstbestand
Die Obergrenze. Mehr lohnt sich nicht, weil Lager Geld kostet.
(50 · 6 + 100)
(800 − 250 − 100)
Der Meldebestand ist die Verbrauchsmenge während der Lieferzeit plus die Reserve. Stell dir vor, du bestellst und musst warten: In dieser Wartezeit verbrauchst du weiter (Verbrauch mal Lieferzeit), und unten drunter liegt unangetastet die eiserne Reserve. Genau bei dieser Summe musst du melden. Wer das Bild im Kopf hat, baut die Formel selbst, statt sie auswendig zu lernen.
3
Angebote vergleichen
Bezugspreis rechnen, Lieferanten bewerten
Der Listenpreis allein sagt wenig. Erst die Bezugskalkulation zeigt, was die Ware wirklich kostet, wenn man bei dir im Lager ankommt:
Neben dem Bezugspreis zählen weiche Kriterien: Lieferzuverlässigkeit, Qualität, Service, Zahlungsbedingungen, Umweltverhalten. Man gewichtet sie in einer Entscheidungsmatrix (Nutzwertanalyse) und wählt den Lieferanten mit der besten Gesamtpunktzahl, nicht automatisch den billigsten.
(900 − 18 + 50)
Der billigste Lieferant ist nicht immer der günstigste. Billig ist nur der Preis, günstig ist das Gesamtpaket. Ein Cent weniger pro Stück nützt nichts, wenn die Ware zu spät kommt oder die Hälfte Ausschuss ist. Deshalb der zweistufige Vergleich: erst rechnen (quantitativ), dann abwägen (qualitativ). Wer in der Prüfung beide Stufen sauber trennt, zeigt echtes Einkäuferdenken.
4
Die optimale Bestellmenge
Selten viel oder oft wenig?
Bei jeder Bestellung ringen zwei Kosten miteinander:
Bestellkosten
Fallen pro Bestellung an (Verwaltung, Fracht). Wer selten, aber viel bestellt, spart hier.
Lagerkosten
Fallen für gelagerte Menge an (Miete, Kapitalbindung). Wer oft, aber wenig bestellt, spart hier.
Die optimale Bestellmenge ist der Punkt, an dem die Summe beider Kosten am kleinsten ist. Rechnerisch über die Andler'sche Formel, anschaulich am Schnittpunkt der beiden Kostenkurven.
Die optimale Bestellmenge liegt da, wo Bestellkosten und Lagerkosten gleich groß sind. Das ist der Trick: Solange eine Seite teurer ist als die andere, kannst du durch Verschieben sparen. Erst wenn beide gleich hoch sind, ist die Summe am kleinsten. Wer dieses Gleichgewicht versteht, begreift die Formel, statt sie zu fürchten. Selten viel oder oft wenig, die Wahrheit liegt genau in der Mitte.
5
Verträge schließen
Vertragsarten, AGB, Eigentum und Besitz
Kaufvertrag
Ware gegen Geld, dauerhaft. Der klassische Einkauf.
Mietvertrag
Nutzung auf Zeit gegen Miete (Räume, Geräte). Rückgabe am Ende.
Werkvertrag
Geschuldet ist ein Ergebnis (eine reparierte Maschine, eine Website).
Dienstvertrag
Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht der Erfolg (Beratung, Reinigung).
- Eigentum ist das Recht an einer Sache, Besitz nur die tatsächliche Gewalt darüber. Der Mieter besitzt, der Vermieter bleibt Eigentümer.
- AGB sind vorformulierte Vertragsbedingungen, das Kleingedruckte. Sie dürfen den Partner nicht unangemessen benachteiligen.
- Nichtigkeit heißt: der Vertrag war von Anfang an unwirksam. Anfechtung macht ihn rückwirkend unwirksam (etwa bei Irrtum oder Täuschung).
"Worin unterscheiden sich Werkvertrag und Dienstvertrag?" Antwort: Beim Werkvertrag wird ein Ergebnis geschuldet (die fertige reparierte Maschine), beim Dienstvertrag nur die Tätigkeit (die geleisteten Stunden). Diese Abgrenzung wird gern gefragt, weil sie im Berufsalltag ständig vorkommt.
Eigentum ist das Recht, Besitz ist der Griff. Der Eigentümer darf entscheiden, was mit der Sache passiert, der Besitzer hat sie nur gerade in der Hand. Bei der Mietwohnung wird es greifbar: Du besitzt sie (du wohnst drin), aber der Vermieter bleibt Eigentümer (ihm gehört sie). Diese eine Eselsbrücke löst die halbe Rechtsfrage in diesem Lernfeld.
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Wareneingang und Störungen
Prüfen, lagern, reklamieren
Kommt die Ware an, wird sie geprüft: Stimmt die Menge mit dem Lieferschein? Ist die Qualität in Ordnung? Erst dann wird sie sachgerecht eingelagert und die Rechnung geprüft (Rechnungseingangsprüfung), bevor gezahlt wird.
Stufe 3 · die KaufvertragsstörungenTypische Störungen aus Käufersicht: Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung, falsche oder kaputte Ware) und Lieferverzug (zu spät). Bei Mängeln rügt man rechtzeitig (Mängelrüge) und kann Nacherfüllung, Minderung, Rücktritt oder Schadenersatz verlangen.
Eine Mängelrüge muss raus, sobald du den Mangel siehst, nicht irgendwann. Wer zu lange wartet, verliert seine Rechte, weil die Ware als angenommen gilt. Prüf die Lieferung also sofort, nicht erst wenn du sie brauchst. Im Geschäftsverkehr unter Kaufleuten gilt da besondere Eile. Das ist kein bürokratischer Kram, sondern bares Geld, das du sonst verschenkst.
Die Verkäuferseite desselben Geschäfts ist Lernfeld 3, das Rechnen mit Rabatt, Skonto und Bezugskosten übst du auf der Lernseite kaufmännisches Rechnen. Das Mahnwesen und der Zahlungsverkehr werden in Lernfeld 9 vertieft. Eine Übersicht aller Lernfelder gibt es in der Lernfeld-Übersicht für Büromanagement.