Werteströme erfassen und beurteilen
Jetzt geht es ans Rechnungswesen. Hier lernst du, jeden Geschäftsfall im Betrieb richtig zu verbuchen, von der Inventur über die Bilanz bis zum fertigen Buchungssatz. Das Thema sieht groß aus, ist aber logisch aufgebaut. Wenn du einmal verstanden hast, wie Soll und Haben funktionieren, fällt der Rest wie Dominosteine.
Miriam Haberer · Dozentin, Trainerin und Speakerin · IHK-Prüferin · seit 2004 im Unterricht
Tipp: Aufklappen zum Lesen. Auf eine Buchungskarte tippen zeigt den Buchungssatz.
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Wozu überhaupt Buchführung?
Aufgaben, gesetzliche Grundlagen, GoB
Wenn du am Monatsende schaust, was reinkam und was rausging, machst du Buchführung im Kleinen. Ein Betrieb muss das nur viel genauer und lückenlos tun. Buchführung ist die planmäßige Aufzeichnung aller Geschäftsfälle in Zahlen.
Stufe 2 · wofür der Betrieb sie braucht
- Überblick: Wie steht der Betrieb da, was gehört ihm, was schuldet er?
- Erfolg messen: Gewinn oder Verlust?
- Beweismittel: bei Streit mit Kunden oder Lieferanten.
- Grundlage der Steuer: das Finanzamt rechnet auf Basis der Buchführung.
Die Pflicht steht im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Dazu kommen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, nachvollziehbar. Eine zentrale Regel: keine Buchung ohne Beleg.
Keine Buchung ohne Beleg. Dieser eine Satz ist das Fundament der ganzen Buchführung. Jeder Eintrag muss durch ein Dokument belegt sein, Rechnung, Quittung, Kontoauszug. Wer das verinnerlicht, versteht, warum Belegorganisation kein Papierkram ist, sondern Pflicht. Und genau das fragt die Prüfung gern als ersten, scheinbar leichten Punkt.
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Inventur, Inventar, Bilanz
Zählen, auflisten, gegenüberstellen
- Inventur: die Tätigkeit. Alles zählen, messen, wiegen. Die körperliche Bestandsaufnahme.
- Inventar: das Ergebnis. Ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert, in Staffelform (untereinander).
- Bilanz: die Kurzfassung. Eine zweiseitige Gegenüberstellung in Kontoform.
Die Bilanz hat zwei Seiten, die immer gleich groß sind:
| Aktiva | Passiva |
|---|---|
| Vermögen (was habe ich?) Wofür wurde das Geld verwendet? | Kapital (woher kommt es?) Woher stammt das Geld? |
Links (Aktiva) das Vermögen, also die Verwendung des Geldes. Rechts (Passiva) das Kapital, also die Herkunft des Geldes. Beide Seiten sind immer gleich, weil jedes Vermögen irgendwoher finanziert sein muss.
Stufe 3 · die vier BilanzveränderungenEs gibt genau vier Möglichkeiten, wie ein Geschäftsfall die Bilanz verändert:
- Aktivtausch: nur auf der Aktivseite, Summe bleibt gleich (Bargeld wird zu Ware).
- Passivtausch: nur auf der Passivseite (Lieferantenschuld wird zu Bankschuld).
- Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): beide Seiten werden größer (Ware auf Ziel gekauft).
- Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): beide Seiten werden kleiner (Schuld per Bank bezahlt).
Aktiva ist die Verwendung, Passiva die Herkunft. Merk dir: rechts kommt das Geld her, links geht es hin. Und die Bilanz ist immer ausgeglichen, das ist keine Glückssache, sondern Systemzwang. Wenn deine beiden Seiten nicht gleich sind, hast du einen Fehler gemacht, nicht die Buchführung. Genau dieser Selbstcheck rettet dich in der Prüfung.
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Soll und Haben verstehen
Das Herzstück, von der Bilanz zu den Konten
Vergiss die Alltagsbedeutung der Wörter. In der Buchführung sind Soll (links) und Haben (rechts) einfach die zwei Seiten eines Kontos. Mehr nicht. Sie sagen nichts über Schulden oder Besitz aus.
Stufe 2 · die Konten aus der Bilanz herleitenEin Konto sieht aus wie ein T. Links Soll, rechts Haben. Auf welcher Seite ein Konto anfängt (sein Anfangsbestand), hängt davon ab, wo es in der Bilanz steht:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Anfangsbestand Zugänge (+) | Abgänge (−) Schlussbestand |
| Soll | Haben |
|---|---|
| Abgänge (−) Schlussbestand | Anfangsbestand Zugänge (+) |
Aktivkonten (Vermögen) starten links im Soll und vermehren sich links. Passivkonten (Kapital, Schulden) starten rechts im Haben und vermehren sich rechts. Die Anfangsseite ist immer die Mehrungsseite.
Aktiv ist links, das passt zum A am Anfang des Alphabets, links der Anfang. Aktivkonten mehren sich im Soll (links), Passivkonten im Haben (rechts). Wo ein Konto in der Bilanz steht, da fängt es auch auf dem Konto an und da wächst es. Wer diese eine Regel sitzen hat, kann jeden Buchungssatz selbst herleiten, statt ihn auswendig zu lernen.
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Der Buchungssatz
Soll an Haben, Geschäftsfälle verbuchen
Jeder Buchungssatz heißt: Sollkonto an Habenkonto, Betrag. Das Wörtchen "an" trennt die beiden. Beispiel: "Kasse an Forderungen 500 €" bedeutet, im Soll der Kasse 500, im Haben der Forderungen 500.
Stufe 2 · die vier Schritte
- 1. Welche zwei Konten sind betroffen?
- 2. Sind es Aktiv- oder Passivkonten?
- 3. Werden sie mehr oder weniger?
- 4. Daraus ergibt sich Soll und Haben.
an Forderungen a. LL
500 €
an Kasse
800 €
an Bank
1.200 €
Vorsteuer 190 €
an Verbindl. a. LL 1.190 €
Buchungssätze lernt man nicht auswendig, man leitet sie her. Frag dich immer: Welche zwei Konten? Mehr oder weniger? Dann ergibt sich Soll und Haben von selbst aus der goldenen Regel. Wer auswendig lernt, scheitert am ersten ungewohnten Geschäftsfall. Wer herleitet, löst jeden. Das ist der Unterschied zwischen Bestehen und Glänzen.
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Erfolgskonten und GuV
Aufwand, Ertrag, Gewinn und Verlust
Bisher ging es um Bestandskonten (Vermögen, Schulden). Jetzt kommen die Erfolgskonten dazu. Sie zeigen nicht, was da ist, sondern was der Betrieb verdient oder ausgibt:
- Aufwand: mindert den Gewinn (Miete, Löhne, Wareneinsatz). Bucht im Soll.
- Ertrag: mehrt den Gewinn (Umsatzerlöse, Zinserträge). Bucht im Haben.
Alle Erfolgskonten werden am Jahresende über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen. Steht am Ende mehr Ertrag als Aufwand, gibt es Gewinn, der das Eigenkapital erhöht. Mehr Aufwand als Ertrag bedeutet Verlust, der das Eigenkapital mindert.
Aufwand bucht wie ein Aktivkonto, im Soll. Ertrag bucht wie ein Passivkonto, im Haben. Das ist kein Zufall: Aufwand frisst Eigenkapital (steht rechts), also bucht er gegenläufig im Soll. Ertrag füttert das Eigenkapital, also im Haben. Wer den Zusammenhang zum Eigenkapital sieht, muss nichts auswendig lernen.
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Die Umsatzsteuer buchen
Vorsteuer, Umsatzsteuer, Zahllast
Die Umsatzsteuer gehört nicht dem Betrieb, er zieht sie nur für das Finanzamt ein. Beim Einkauf zahlt er Steuer (Vorsteuer), beim Verkauf kassiert er Steuer (Umsatzsteuer). Die Differenz führt er ab.
Stufe 2 · die zwei Konten
- Vorsteuer: beim Einkauf gezahlt. Eine Forderung ans Finanzamt. Bucht im Soll.
- Umsatzsteuer: beim Verkauf kassiert. Eine Schuld ans Finanzamt. Bucht im Haben.
Am Monatsende werden beide Konten verrechnet: Umsatzsteuer minus Vorsteuer = Zahllast. Ist die kassierte Umsatzsteuer höher als die gezahlte Vorsteuer, muss der Betrieb die Differenz ans Finanzamt zahlen.
"Ein Betrieb hat im Monat 1.900 € Umsatzsteuer kassiert und 1.330 € Vorsteuer gezahlt. Wie hoch ist die Zahllast?" Antwort: 1.900 − 1.330 = 570 € an das Finanzamt. Genau so wird es gefragt, manchmal mit dem Buchungssatz "Umsatzsteuer an Vorsteuer und Bank".
Die Umsatzsteuer ist für den Betrieb ein durchlaufender Posten, kein Gewinn und kein Verlust. Viele Azubis denken, die Mehrwertsteuer sei eine Last für die Firma. Falsch, sie zahlt am Ende der Endverbraucher. Der Betrieb ist nur Kassierer für den Staat. Wer das verstanden hat, bucht Vorsteuer und Umsatzsteuer nie mehr verkehrt herum.
Das Prozentrechnen hinter der Umsatzsteuer (netto, brutto, durch 1,19) übst du auf der Lernseite kaufmännisches Rechnen. Wie es im dritten Jahr mit der Kosten- und Leistungsrechnung weitergeht, siehst du in Lernfeld 10 und in der Lernfeld-Übersicht für Büromanagement.